ジョブカンワークフローとは？申請・承認業務を効率化する機能と使い方を解説

紙の稟議書が上司の机で止まる、メールで承認を依頼したものの返信が見つからない、申請状況を確認するために何度も担当者へ連絡する。こうした申請・承認業務の悩みを減らすためのクラウドサービスが、ジョブカンワークフローです。申請フォームや承認経路をオンライン上に整備することで、申請から決裁までの状況を見える化できます。ただし、紙をそのまま電子化するだけでは、複雑な社内ルールまで引き継いでしまうことがあります。主な機能、基本的な使い方、導入時の注意点、実務で失敗しにくい進め方まで初心者向けに解説します。

ジョブカンワークフローとは

ジョブカンワークフローとは、稟議や各種届出などの社内申請をクラウド上で作成し、申請、承認、差し戻し、却下まで管理できるワークフローシステムです。

ワークフローとは、業務を決められた順番で進める仕組みを指します。たとえば、備品購入申請を「申請者から直属上司、部門長、経理担当者」の順番で確認する流れもワークフローの一つです。

紙の申請書やExcelファイルをメールで送る方法では、誰が確認中なのか、最新版がどれなのか、いつ承認されたのかが曖昧になりやすい問題があります。ジョブカンワークフローでは、申請内容と承認履歴を一つのシステム上で確認できるため、申請者、承認者、管理者の情報共有をしやすくなります。

公式サイトでは、汎用的な申請書の作成、申請、承認、細かな承認経路や分岐、申請情報の検索などが案内されています。

基本的な申請・承認の流れ

1. 管理者が申請フォームを作成する
2. 申請内容に応じた承認経路を設定する
3. 従業員がパソコンやスマートフォンから申請する
4. 承認者が内容と添付資料を確認する
5. 問題がなければ承認し、不備があれば差し戻す
6. 最終承認後の申請情報を管理者が保存・確認する

システムを導入する目的は、承認ボタンを押しやすくすることだけではありません。申請に必要な情報、判断する人、承認条件、記録の保存方法を統一することで、社内手続きを止まりにくくすることが本来の目的です。

ジョブカン経費精算との違い

ジョブカンワークフローとジョブカン経費精算は、どちらも申請と承認を扱いますが、主な用途が異なります。

比較項目	ジョブカンワークフロー	ジョブカン経費精算
主な用途	稟議、購入申請、捺印申請、契約申請、各種届出	交通費、立替経費、出張費、支払依頼
中心となる機能	汎用申請フォームと承認経路の管理	経費申請、交通費計算、仕訳や振込処理の支援
向いている課題	社内申請が紙、メール、Excelに分散している	経費の入力、確認、経理処理に時間がかかっている
利用方法	単体利用または経費精算とのセット利用	単体利用またはワークフローとのセット利用

備品購入、契約締結、採用依頼、アカウント発行など、金銭の精算以外にも幅広い社内申請がある場合は、ジョブカンワークフローが候補になります。

一方で、交通費や領収書の処理、仕訳データの作成まで効率化したい場合は、ジョブカン経費精算の機能も確認する必要があります。両方の業務を電子化したい会社向けには、セットプランも用意されています。

ジョブカンワークフローの主な機能

申請フォームを作成できる

社内で使用している申請書に合わせて、申請フォームを作成できます。申請フォームは、従業員が入力するためのひな型です。

購入申請であれば、品名、数量、金額、購入理由、希望日、購入先、見積書などの項目を設定します。契約申請であれば、契約相手、契約期間、契約金額、自動更新の有無、担当部署、契約書ファイルなどを入力項目にできます。

初心者がつまずきやすいのは、現在の紙の申請書にある項目をすべて再現しようとすることです。ほとんど確認されていない項目や、別の項目と内容が重複しているものまで残すと、入力の負担が減りません。

フォームを作成する前に、各項目を次のように分けると整理しやすくなります。

• 承認判断に欠かせない項目
• 後工程の経理や総務が使用する項目
• 記録として残す必要がある項目
• 慣習で残っているだけの項目

承認経路を設定できる

申請フォームごとに、誰がどの順番で承認するかを設定できます。複数段階の承認に加え、申請金額や入力内容に応じて承認先を分ける運用にも対応しています。

たとえば、10万円未満の備品購入は課長まで、10万円以上は部長まで、100万円以上は役員まで承認を求めるといった経路を設計できます。公式サイトでも、金額や入力項目に合わせた承認経路の自動分岐が案内されています。

ただし、承認者を増やせば管理が厳しくなるとは限りません。念のために多くの管理職を経路へ入れると、判断責任が曖昧になり、処理時間も長くなります。

承認、差し戻し、却下を管理できる

承認者は申請内容を確認し、承認、差し戻し、却下などの処理を行います。入力不足や添付漏れがある場合は、申請者へ戻して修正を依頼できます。

申請に関するコメントもシステム上に残せるため、メールや口頭で確認した内容が分散しにくくなります。誰がいつ承認したか、どのような確認が行われたかを後から追いやすい点も特徴です。

申請状況を一覧で確認できる

申請者は、自分が提出した申請がどの段階にあるのか確認できます。承認者側も、自分が処理すべき申請を一覧で把握できます。

紙の申請では「提出済みなのか」「上司が確認したのか」「次の部署へ回ったのか」を本人が確認しなければなりません。進捗を見える化すると、承認者への問い合わせや催促を減らしやすくなります。

スマートフォンから申請・承認できる

パソコンだけでなく、スマートフォンを利用した申請や承認も可能です。外出や出張が多い営業担当者、複数拠点を管理する責任者でも、会社へ戻るまで申請書を放置する必要がなくなります。

ただし、スマートフォンで長い契約書や複雑な見積書を細部まで確認するのは難しい場合があります。簡単な申請はスマートフォン、金額の大きい申請や契約関係はパソコンで確認するなど、内容に応じたルールを決めておくと安全です。

ファイル添付や過去申請のコピーができる

申請書に見積書や資料などのファイルを添付できます。過去に行った申請をコピーして、新しい申請を作成することも可能です。毎月発生する定型的な申請では、同じ情報を何度も入力する負担を減らせます。

コピー機能を使用するときは、日付、金額、契約期間、添付ファイルまで前回の内容を引き継いでいないか確認してください。入力が速くなる一方で、古い情報をそのまま提出するミスが起こりやすくなります。

通知や代理承認に対応する

承認完了、差し戻し、却下、コメントなどに関する通知を設定できます。承認者が出張や休暇で対応できない場合には、設定された代理承認者が処理する運用も可能です。

通知を増やしすぎると、重要な申請まで他の通知に埋もれてしまいます。高額申請や契約申請など、対応期限を意識したいものから通知ルールを整えるのが現実的です。

実務で使いやすい申請の例

申請の種類	主な入力内容	承認者の例
備品購入申請	品名、数量、金額、購入理由、見積書	上長、部門長、経理担当者
契約・捺印申請	契約先、契約期間、金額、契約書	部門長、法務担当者、役員
採用申請	募集職種、人数、理由、予算、入社希望日	部門長、人事責任者、経営者
アカウント発行申請	利用者、サービス名、権限、利用目的	上長、情報システム担当者
出張申請	訪問先、期間、目的、予定費用	上長、部門長
販促・広告申請	媒体、実施期間、予算、期待効果	上長、責任者、経理担当者

最初は件数が多く、判断基準が明確な申請から始める

最初の電子化対象として適しているのは、毎月ある程度の件数があり、承認者と判断基準が比較的わかりやすい申請です。

備品購入やアカウント発行などは、必要な入力項目と担当部署を整理しやすいため、小規模なテストに向いています。

反対に、年に数回しか発生しない特殊な契約申請や、案件ごとに承認者が大きく変わる申請から始めると、設定の検証に時間がかかります。

ジョブカンワークフローの使い方

1．現在の申請業務を洗い出す

紙、Excel、メール、チャット、口頭で行われている申請を一覧にします。申請名だけでなく、件数、申請者、承認者、処理時間、添付資料、保存場所も確認してください。

現場への聞き取りでは、「正式な申請」だけでなく、「上司へ事前にチャットで確認してから紙を出す」といった非公式な手順も把握する必要があります。システム上の経路だけを見ても、実際の負担は見えてきません。

2．不要な工程と入力項目を減らす

現在の業務をそのまま電子化する前に、各工程が本当に必要か確認します。

• 同じ内容を複数の書類へ記入していないか
• 承認者が多すぎないか
• 承認と情報共有が混同されていないか
• 添付資料で確認できる内容を再入力させていないか
• 誰も利用していない入力項目が残っていないか

確認だけを目的とする人は、必ずしも承認者にする必要はありません。閲覧や共有で対応できないか検討すると、承認待ちを減らせます。

3．ユーザーと組織情報を登録する

従業員、部署、役職などの情報を登録します。承認経路を役職や所属部署に合わせる場合、組織情報の正確さが運用の土台になります。

異動済みの従業員、退職者、兼務者、臨時の責任者が整理されていないと、誤った承認者へ申請が届く可能性があります。登録前に人員情報を見直してください。

4．申請フォームを作成する

洗い出した申請の中から対象を一つ選び、入力項目を作成します。必須項目を増やしすぎず、承認者が判断するために必要な情報へ絞ります。

入力例や注意書きを添えると、申請者による表記のばらつきや入力漏れを減らせます。「理由を入力してください」だけではなく、「必要性、利用者、未購入の場合の影響を記入してください」のように、求める内容を具体化する方法が有効です。

5．承認経路と分岐条件を設定する

申請金額、部署、申請内容などに応じて承認経路を設定します。最初から細かく分岐させすぎると、設定ミスを見つけにくくなります。

初期段階では、通常経路、高額申請経路、特定部署向け経路など、数種類に抑えてテストする方が安全です。

6．テスト申請を行う

申請者、承認者、管理者の立場からテストします。正常に承認できるかだけでなく、入力漏れ、差し戻し、却下、承認者不在、組織変更なども確認してください。

公式案内では、ユーザー・組織情報、申請書、経路の設定後に無料お試しで機能を確認する導入手順が示されています。無料お試し期間や提供条件は変更される可能性があるため、利用時点の公式情報を確認してください。

7．一部の部署から運用を始める

全社で一斉に切り替えるより、協力を得やすい部署や少人数のチームで試す方が問題を修正しやすくなります。

テスト期間中は、申請時間、差し戻し件数、承認完了までの日数、問い合わせ内容を記録します。単に「使いやすかったか」と聞くだけでなく、導入前後の変化を数値で確認すると改善点が見つかります。

料金の考え方

公式料金ページでは、中・小規模企業向けのジョブカンワークフローについて、1ユーザーあたり月額300円、月額最低利用料金5,000円、初期費用・サポート費用0円と案内されています。価格は税抜表記です。

プラン	料金の目安	主な用途
ワークフロー	1ユーザーあたり月額300円	社内稟議や汎用的な申請
経費精算	1ユーザーあたり月額400円	交通費、立替経費、支払依頼
経費精算・ワークフローセット	1ユーザーあたり月額600円	経費と社内申請をまとめて管理

少人数で利用する場合は、1ユーザーあたりの単価だけでなく、最低利用料金を含めて比較してください。たとえば10人でワークフローを利用する場合、単純計算では月額3,000円ですが、最低利用料金が適用される条件では月額5,000円が基準になります。

料金やプラン、無料お試しの条件は変更される可能性があります。導入時にはジョブカンワークフロー公式料金ページで最新情報を確認してください。

導入によって期待できるメリット

承認状況を確認する時間を減らせる

申請者が進捗を自分で確認できれば、「申請書を見てもらえましたか」と承認者へ問い合わせる回数を減らせます。総務担当者が紙の申請書を探す作業も少なくなります。

申請方法を統一できる

部署ごとに異なっていたExcelファイルやメールの書式を、共通フォームへまとめられます。必要な情報を必須項目として設定すれば、記載漏れによる差し戻しも減らしやすくなります。

承認履歴を残しやすい

誰が、いつ、どの申請を承認したかを確認しやすくなります。監査や社内確認の際に、メールや紙のファイルから履歴を探す負担を抑えられます。

場所に左右されにくい

クラウド上で申請・承認できるため、テレワークや外出中でも処理を進めやすくなります。拠点間で紙を郵送したり、押印のためだけに出社したりする運用の見直しにもつながります。

業務改善のきっかけになる

申請フォームと承認経路を作る過程で、不要な項目や過剰な承認が見つかることがあります。システム導入を目的にせず、社内ルールを整理する機会として利用することで、より大きな改善効果を得やすくなります。

導入前に知っておきたい注意点と失敗例

紙の申請をそのまま再現してしまう

紙で使用している項目や承認印を、そのままデジタル上へ移すだけでは、入力や確認の負担が残ります。

改善するには、「誰が何を判断するための項目か」を一つずつ確認してください。用途を説明できない項目は、削除または任意入力にできないか検討します。

承認経路を複雑にしすぎる

金額、部署、雇用形態、案件、取引先など、最初から多くの条件を組み合わせると、想定外の経路へ進む原因になります。

通常処理の大部分を共通経路にまとめ、例外的な申請だけを分岐させる方が管理しやすくなります。

承認者が不在のときのルールがない

部長が休暇中、退職者が経路に残っている、異動後も以前の上司へ申請が届くといった問題が起こることがあります。

代理承認者の設定、異動時の更新担当者、組織変更の反映日を決めておく必要があります。

申請者への説明が不足している

システムを導入しただけでは、従業員はどのフォームを選ぶべきかわかりません。似た名称の申請フォームが並ぶと、誤ったフォームで申請される可能性もあります。

申請名は社内で使われている言葉に合わせ、対象者、利用場面、提出期限を短く説明してください。操作マニュアルは長文にせず、よく使う申請を画面付きで案内する方が定着しやすくなります。

導入効果を測っていない

ペーパーレス化したことだけで満足すると、承認にかかる時間や差し戻し件数が改善したか判断できません。

導入前後で、次の項目を比較すると効果を確認しやすくなります。

• 申請作成にかかる平均時間
• 承認完了までの平均日数
• 入力漏れによる差し戻し件数
• 進捗確認の問い合わせ件数
• 紙の印刷、保管、郵送にかかる費用

向いている会社と向いていない会社

ジョブカンワークフローが向いている会社

• 紙やExcelの申請書が複数存在している
• メールやチャットで承認を行っている
• 承認状況を確認する問い合わせが多い
• 複数の部署や拠点で申請方法が異なる
• テレワークや外出先から承認する必要がある
• 申請履歴を探す作業に時間がかかっている
• ジョブカン経費精算との連携も検討している

導入効果が出にくいケース

• 申請件数がほとんどない
• 承認ルールが案件ごとに大きく変わる
• 社内の申請ルールを整理する担当者がいない
• 紙と電子申請を長期間併用する予定である
• 独自システムとの複雑な連携が必須である
• 利用人数に対して最低利用料金の負担が大きい

少人数の事業者では、月額料金よりも、現在の申請件数と削減できる作業時間を確認することが大切です。月に数件しか申請がない場合は、共有フォームやクラウドストレージのルール整備だけで十分なこともあります。

AIや自動化に任せてよい部分と人が確認する部分

AIや自動化を利用しやすい作業

• 既存の申請書から入力項目の候補を整理する
• 申請フォームの説明文や入力例を作成する
• 申請者向けの操作マニュアルを下書きする
• 差し戻し理由を分類して改善点を探す
• 申請データから処理時間や件数を集計する
• 社内向けFAQのたたき台を作成する

人間が判断すべき作業

• 購入や契約を承認する最終判断
• 承認権限と責任範囲の決定
• 例外的な申請への対応
• 個人情報や機密情報の取り扱い
• 法務、税務、会計上の確認
• 組織変更時の権限見直し

生成AIへ申請書を入力するときは、個人情報、取引先情報、契約金額、未公開情報などを安易に貼り付けないでください。会社が許可した環境と利用ルールの範囲内で使用する必要があります。

よくある質問

ジョブカンワークフローでは何を申請できますか？

備品購入、契約、捺印、採用、出張、アカウント発行など、社内のさまざまな申請に利用できます。会社ごとに申請フォームを作成し、必要な入力項目と承認経路を設定します。

スマートフォンから承認できますか？

スマートフォンからの申請や承認に対応しています。ただし、長い契約書や複雑な添付資料は、パソコンで確認する運用も併用した方が安全です。

承認者が休みの場合はどうなりますか？

代理承認者を設定することで、指定された人が代わりに処理できます。休暇や出張だけでなく、異動や退職時の更新ルールも決めておきましょう。

申請金額によって承認者を変更できますか？

金額や入力項目などの条件に応じて、承認経路を分岐できます。最初から条件を増やしすぎず、通常経路と高額申請経路など、管理しやすい構成から始める方法が適しています。

ジョブカン経費精算と一緒に使えますか？

ワークフローと経費精算を組み合わせたセットプランがあります。稟議や各種届出に加えて、交通費や立替経費も管理したい会社は比較対象になります。

小規模な会社でも利用できますか？

小規模な会社でも利用できますが、最低利用料金と実際の申請件数を確認してください。申請数が少ない場合は、削減できる作業時間に対して費用が見合うか試算する必要があります。

無料で試すことはできますか？

公式サイトでは無料お試しが案内されています。期間や対象機能、申込条件が変更される可能性もあるため、利用前に最新情報を確認してください。

導入にはどのくらい準備が必要ですか？

申請フォーム自体は短期間で作成できますが、実務では既存申請の洗い出し、不要項目の削除、承認者の確認、テスト運用に時間がかかります。最初は一つの申請と一つの部署に絞ると進めやすくなります。

おすすめAIツール

ジョブカンワークフローの導入準備では、ChatGPT、Gemini、Claudeなどの生成AIを、申請フォームの説明文、社内マニュアル、FAQ、従業員向け案内文の下書きに利用できます。

たとえば、現在の紙申請にある項目を一覧にし、「承認判断に必要な項目」「後工程で使用する項目」「削除を検討できる項目」に分類させると、フォームを整理するきっかけになります。

ただし、AIが提案した承認経路や社内ルールを、そのまま採用するのは避けてください。最終的な権限、責任、契約、会計処理は、担当部署や責任者が確認する必要があります。機密情報を入力できるかどうかも、社内のAI利用ルールに従って判断してください。

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まとめ

• ジョブカンワークフローは、稟議や各種申請の作成、申請、承認、履歴管理をクラウド上で行える
• 申請フォーム、承認経路、条件分岐、通知、代理承認、スマートフォン操作などを利用できる
• 紙の申請書をそのまま電子化せず、不要な項目や過剰な承認工程を先に見直すことが大切
• 最初は件数が多く、判断基準が明確な一つの申請を、一部の部署で試すと導入しやすい

ジョブカンワークフローを導入すると、申請書を探す時間や、承認状況を問い合わせる作業を減らしやすくなります。ただし、効果を左右するのは機能の多さではなく、申請フォームと承認経路の設計です。まずは現在使用している申請を一覧にし、毎月繰り返されている一つの業務から、入力項目と承認者を整理してみてください。