報告書や会議の文字起こし、Web記事、メールのやり取りなど、長い文章から必要な情報を拾い出す作業には時間がかかります。ChatGPTへ文章を入力し、要約の目的や文字数、残したい情報を指定すると、内容を短く整理した下書きを作成できます。ただし、「要約して」とだけ依頼すると、重要な数値が抜けたり、必要以上に短くなったりすることがあります。業務で使う場合は、出力形式を具体的に指定し、完成した要約を原文と照合することが欠かせません。ここでは、初心者でも使える基本手順から、長文を分割する方法、用途別プロンプト、要約結果の確認方法まで具体的に解説します。
最初に使えるChatGPT要約プロンプト
ChatGPTで要約するときは、文章だけでなく「誰が読むのか」「何のために使うのか」「何を残すのか」を一緒に伝えます。次のプロンプトをコピーし、【】内を自分の用途に合わせて変更してください。
次の文章を要約してください。
目的：
【上司が短時間で内容を把握するため】
読者：
【この業務について詳しくない管理職】
出力形式：
・最初に結論
・重要ポイントを3〜5項目
・決定事項
・対応が必要な事項
・未確定事項
条件：
・全体を【400文字以内】にまとめる
・固有名詞、日付、金額、数量は省略しない
・本文に書かれていない情報を追加しない
・判断できない内容は「本文から判断できない」と記載する
・重複している説明は一つにまとめる
要約対象：
【ここに文章を貼り付ける】この形にしておくと、単に文章を短くするだけでなく、業務で確認すべき情報を分類した要約を作りやすくなります。出力が長い場合は「250文字以内にしてください」、詳しすぎる場合は「結論と対応事項だけに絞ってください」と追加で指示します。
文字数だけを指定すると、重要な数値まで削られることがあります。「日付・金額・数量・固有名詞は残す」と加えておくと、実務で確認しやすい要約になります。
入力例と要約結果のイメージ
次の社内連絡を要約する場面を考えてみます。
新しい在庫管理システムは2026年9月1日から本稼働します。8月18日から8月22日まで各部署を対象とした操作研修を実施します。研修時間は1回60分です。各部署の責任者は8月12日までに参加者名簿を総務部へ提出してください。旧システムへの新規登録は8月28日17時で終了します。ただし、過去データは2027年3月31日まで閲覧できます。研修会場と詳しい時間は後日連絡します。
先ほどのプロンプトを使うと、次のような形に整理できます。
| 項目 | 要約内容 |
|---|---|
| 結論 | 新しい在庫管理システムを2026年9月1日から本稼働する |
| 研修 | 8月18日から22日まで実施し、1回60分 |
| 対応事項 | 各部署の責任者は8月12日までに参加者名簿を総務部へ提出する |
| 旧システム | 新規登録は8月28日17時で終了し、過去データは2027年3月31日まで閲覧可能 |
| 未確定事項 | 研修会場と詳しい時間は後日連絡 |
元の文章を短くするだけでなく、期限や対応事項を分けることで、読み手が次に何をすべきか判断しやすくなります。
ChatGPTで文章を要約する基本手順
手順1：要約する目的を決める
同じ文章でも、利用目的によって必要な要約は変わります。上司への報告では結論と対応事項が重要ですが、試験勉強では用語や因果関係を残す必要があります。
| 利用目的 | 要約で残す情報 | 出力形式の例 |
|---|---|---|
| 上司への報告 | 結論、数値、期限、問題点 | 箇条書き、300文字以内 |
| 会議内容の共有 | 決定事項、担当者、期限 | 項目別の議事メモ |
| 資料の事前確認 | 主張、根拠、注意点 | 結論と重要ポイント |
| 学習 | 重要用語、仕組み、具体例 | 見出しと箇条書き |
| メール整理 | 依頼内容、期限、未回答事項 | 対応一覧 |
ChatGPTをまだ利用したことがない場合は、ChatGPTの登録方法と基本操作を解説した記事から確認してください。
手順2：文章を貼り付けるかファイルを添付する
短い文章は入力欄へ直接貼り付けます。利用環境に添付機能が表示されている場合は、文書やPDFなどを追加し、そのファイルを対象に要約を依頼することもできます。利用できる形式や上限は、プラン、端末、サービスの更新状況によって異なります。
ファイルを使用するときは、「このファイルを要約して」だけで終わらせず、対象範囲を指定してください。
添付した資料のうち、2章から4章までを要約してください。
対象：
営業担当者向け
出力：
1. 各章の結論
2. 重要な数値
3. 現場で必要な対応
4. 不明点
条件：
表や注記も確認し、本文と矛盾する場合は指摘してください。
資料にない内容は補わないでください。ChatGPTが対応できる作業の概要は、OpenAI公式のChatGPT Capabilities Overviewでも確認できます。
手順3：出力形式と残す情報を指定する
要約結果をそのまま業務に使いたい場合は、完成形を具体的に伝えます。「箇条書き」「表」「時系列」「結論から始める」など、読み手が確認しやすい形式を選びます。
- 文字数または項目数
- 読み手の知識レベル
- 残すべき日付、金額、氏名、数量
- 結論を先に表示するか
- 箇条書き、表、文章のどれで出力するか
- 本文にない内容を追加しないこと
- 判断できない内容の表示方法
プロンプトの基本構造を詳しく知りたい場合は、ChatGPTプロンプトの意味と書き方も参考になります。
手順4：原文と要約結果を照合する
ChatGPTが作成した要約は完成品ではなく、確認用の下書きとして扱います。特に、業務上の判断に影響する情報は原文へ戻って確認してください。
- 結論の意味が変わっていないか
- 日付、金額、数量が正しいか
- 否定表現が抜けていないか
- 条件や例外が削られていないか
- 決定事項と提案事項が混ざっていないか
- 本文にない情報が追加されていないか
用途別に使える要約プロンプト
重要ポイントを箇条書きにする
次の文章を、重要度の高い順に5項目以内で要約してください。
条件：
・各項目は80文字以内
・結論を最初に表示する
・日付、金額、数量は残す
・同じ内容は統合する
・原文にない解釈は追加しない
対象文章：
【ここに文章を貼り付ける】100文字から200文字程度に短くする
次の文章を、内容を初めて読む人にも伝わるように150文字以内で要約してください。
必ず含める情報：
・文章の結論
・対象者
・期限
・必要な行動
省略する情報：
・あいさつ
・重複表現
・結論に影響しない具体例
対象文章：
【ここに文章を貼り付ける】会議の文字起こしから決定事項を抽出する
次の会議の文字起こしを整理してください。
出力項目：
1. 会議の目的
2. 決定事項
3. 担当者ごとの対応
4. 期限
5. 保留事項
6. 次回までに確認すること
条件：
・雑談、言い直し、重複発言は省く
・提案と正式決定を区別する
・担当者や期限が不明な項目は「未定」と表示する
・発言内容から推測して担当者を決めない
文字起こし：
【ここに貼り付ける】文字起こしから正式な議事録へ整える手順は、ChatGPTで議事録を作成する方法で詳しく解説しています。
報告書を上司向けにまとめる
次の報告書を、上司が2分で確認できる内容に要約してください。
出力形式：
・結論
・現在の状況
・目標との差
・発生している問題
・原因
・必要な判断
・次の対応
条件：
・全体で500文字以内
・重要な数値は省略しない
・事実と提案を分ける
・報告書に根拠がない内容は追加しない
報告書：
【ここに貼り付ける】複数の意見を比較してまとめる
次の文章に含まれる複数の意見を比較してください。
表の項目：
・意見
・主な主張
・根拠
・メリット
・懸念点
・共通点
・相違点
条件：
・特定の意見を優先しない
・書かれていない根拠を補わない
・発言者が不明な場合は「不明」と表示する
・最後に、文章全体から確認できる論点を3項目に整理する
対象文章：
【ここに貼り付ける】専門的な文章を初心者向けにまとめる
次の文章を、専門知識がない人向けに要約してください。
条件：
・専門用語は短く説明する
・結論、理由、具体例の順に整理する
・重要な条件や例外は省略しない
・小学生向けの表現にはせず、社会人が読みやすい丁寧な文章にする
・全体で600文字以内
対象文章：
【ここに貼り付ける】長すぎる文章は分割してから要約する
長い資料を一度に処理すると、一部の章が短く扱われたり、前半と後半の関係が弱くなったりすることがあります。その場合は、文章を章や話題ごとに分割し、個別要約を作ってから統合します。
長文要約の4段階
- 目次や見出しを確認し、意味のまとまりごとに文章を分けます。
- 各部分を同じ出力形式で要約します。
- すべての個別要約を新しいチャットまたは同じチャットへまとめます。
- 重複、矛盾、抜けを確認し、全体要約を作ります。
文章を単純に同じ文字数で切ると、説明の途中で分断されることがあります。章、見出し、日付、発言者、議題など、内容の区切りに合わせて分割してください。
分割した文章を要約するプロンプト
これから一つの資料を4回に分けて送ります。
各回の指示：
・その部分の結論を要約する
・重要な数値、日付、固有名詞を残す
・他の部分と関連しそうな情報を「関連情報」として記録する
・まだ全体の結論は出さない
私が「全4回の送信完了」と入力するまでは、各部分の要約だけを返してください。すべての文章を送信した後は、次のように指示します。
全4回の送信完了です。
これまでの個別要約を統合し、資料全体をまとめてください。
出力：
1. 全体の結論
2. 重要ポイント5項目
3. 章ごとの要点
4. 重要な数値と期限
5. 問題点
6. 必要な対応
7. 資料内で矛盾している箇所
8. 原文だけでは判断できない箇所
条件：
・同じ内容は統合する
・少数意見や例外条件を勝手に削除しない
・個別要約にない情報を追加しない
要約の精度を上げる7つの指定
1．読み手を指定する
「新入社員向け」「経営者向け」「取引先向け」のように読み手を伝えると、専門用語の量や説明の深さを調整しやすくなります。
2．用途を指定する
会議前の確認、上司への報告、顧客への説明、試験勉強など、要約を使う場面を伝えます。用途が分かると、ChatGPTが優先すべき情報を整理しやすくなります。
3．文字数だけでなく項目を指定する
「300文字以内」だけではなく、「結論、理由、期限、対応事項を含める」と指定します。文字数と必要項目を組み合わせることで、短くても実用性のある要約になります。
4．残す情報を明記する
日付、金額、数量、固有名詞、契約条件、例外事項など、削除されると困る情報を列挙します。
5．省略する情報を明記する
あいさつ、重複、雑談、背景説明、具体例など、不要な部分も指定します。ただし、背景説明が結論の条件になっている場合は残す必要があります。
6．推測を禁止する
文章に情報が不足している場合、ChatGPTが自然な内容を補うことがあります。要約では追加情報が混ざると原文との区別がつかなくなるため、次の一文を加えます。
本文に書かれていない内容は推測せず、「本文から判断できない」と表示してください。7．根拠となる箇所を示してもらう
重要な判断に使用する要約では、要点だけでなく、根拠となる章や見出しも表示させます。
各要点の末尾に、根拠となる見出し名または段落の冒頭部分を記載してください。OpenAIも、明確で具体的な指示を出し、必要な背景や出力形式を伝える方法を案内しています。最新の考え方は、OpenAI公式のPrompt engineering best practices for ChatGPTで確認できます。
精度を上げるために長い役割設定を書くよりも、要約の目的、読み手、残す情報、出力形式、推測禁止の5点を明確にする方が修正しやすくなります。
ChatGPTの要約がうまくいかない原因と直し方
重要な内容が抜ける
文章を短くしすぎると、例外条件や数値が削られやすくなります。文字数を増やすか、残す項目を明記してください。
先ほどの要約に、日付、金額、数量、例外条件を追加してください。原文にない情報は追加しないでください。要約が長すぎる
「簡潔に」といった曖昧な表現では、希望する長さが伝わらない場合があります。文字数、項目数、1項目あたりの長さを指定します。
結論を1文、重要ポイントを3項目に絞ってください。各項目は60文字以内、全体は250文字以内にしてください。文章を言い換えただけになる
原文の順番を保ったまま短くすると、要点が分かりにくいことがあります。「重要度順」「結論から」「対応が必要な順」など、並べ替えの基準を指定してください。
本文にない内容が追加される
自然な文章を作る過程で、原文にはない説明や一般論が含まれる可能性があります。「追加情報を入れない」「推測部分を分ける」と明記し、原文と照合します。
賛成意見と決定事項が混ざる
会議やアンケートの要約では、発言と正式決定を分ける必要があります。「提案」「賛成意見」「反対意見」「正式決定」「保留」に分類させると確認しやすくなります。
専門用語を削りすぎる
初心者向けに依頼すると、重要な専門用語まで一般的な表現へ置き換わることがあります。「専門用語は残し、直後に短い説明を付ける」と指定してください。
ChatGPTで文章全体を読みやすく整えたい場合は、要約だけでなく、ChatGPTで文章を作成・修正する方法も確認すると使い分けやすくなります。
業務で要約するときの情報管理と注意点
個人情報や機密情報をそのまま入力しない
顧客名、住所、電話番号、メールアドレス、社員情報、契約条件、口座情報、未公開の売上、パスワード、APIキーなどは、そのまま入力しないでください。
要約前に、実名を「顧客A」、会社名を「取引先B」、具体的な番号を「管理番号001」のような仮名へ置き換えます。社内資料を使用する場合は、勤務先の生成AI利用規程や契約プラン、管理者の指示を優先します。
データコントロールを確認する
個人向けアカウントでは、設定画面の「データコントロール」から、会話をモデル改善へ利用するかどうかを確認できます。設定の名称や位置は更新される場合があるため、OpenAI公式のデータコントロールに関するFAQで最新情報を確認してください。
要約だけを根拠に判断しない
契約、法務、税務、人事、医療、安全管理など、判断を誤った場合の影響が大きい文章では、要約だけを読んで結論を出さないでください。原文、公式資料、担当者、専門家による確認が必要です。
要約結果を確認するチェックリスト
ChatGPTが要約を作成したら、次の項目を確認します。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 結論 | 原文と同じ意味になっているか |
| 数値 | 金額、日付、数量、割合、単位が正しいか |
| 条件 | 対象者、期限、前提条件、例外が抜けていないか |
| 事実関係 | 提案、予定、決定、実績が正しく区別されているか |
| 追加情報 | 原文にない名称や説明が加えられていないか |
| 否定表現 | 「できない」「対象外」などの意味が反転していないか |
| 読みやすさ | 読み手に必要な順番と表現になっているか |
| 情報管理 | 個人情報や機密情報が要約結果に残っていないか |
確認時には、ChatGPTへ「原文と要約を比較し、抜けている情報を一覧にしてください」と依頼することもできます。ただし、その比較結果も人が原文と照合してください。
よくある質問
ChatGPTは無料版でも文章を要約できますか
無料で利用できる環境でも、入力欄へ貼り付けた文章の要約を依頼できます。ただし、使用回数、入力できる文章量、ファイル添付などの利用条件は、プランや時期によって異なります。現在の画面と公式の料金案内を確認してください。
PDFやWordファイルをそのまま要約できますか
利用環境にファイル添付機能が表示されている場合は、対応するファイルを添付して要約を依頼できます。ただし、複雑なレイアウト、画像内の文字、脚注、表などが正しく読み取られないことがあります。重要な箇所は元ファイルと照合してください。
何文字まで要約できますか
一度に扱える文章量は、使用する機能、モデル、プラン、添付ファイルの内容などによって変わります。長文を一度に処理できない場合や、一部が抜ける場合は、章や見出しごとに分割して個別要約を作成してください。
要約の文字数を指定できますか
「200文字以内」「5項目以内」「1項目60文字以内」のように指定できます。ただし、指定文字数と完全に一致するとは限らないため、最終的な文字数は文章作成ソフトなどで確認してください。
英語の文章を日本語で要約できますか
「次の英語文章を日本語で要約してください」と指定できます。専門分野の文書では、固有名詞や専門用語の訳が適切か、原文と照合する必要があります。
ChatGPTの要約はそのまま提出できますか
そのまま提出するのではなく、原文との一致、数値、固有名詞、条件、引用の扱いを確認してください。会社や学校にAI利用のルールがある場合は、そのルールに従います。
関連記事
- ChatGPTの始め方｜初心者でも5分で使える登録方法と基本的な使い方を解説
- ChatGPTプロンプトとは？初心者向けにわかりやすく解説【例文付き】
- ChatGPTおすすめプロンプト20選｜仕事・勉強・ブログで使える便利な指示文まとめ
- ChatGPTで議事録を作成する方法｜会議後5分で議事録を完成させるコツ
- ChatGPTで文章作成する方法｜初心者でも高品質な文章を作れる使い方を解説
まとめ
- ChatGPTへ文章を送る前に、要約の目的と読み手を決める
- 文字数だけでなく、残す情報と出力形式を具体的に指定する
- 長い文章は章や話題ごとに分割し、個別要約を統合する
- 日付、金額、数量、条件、否定表現を原文と照合する
- 個人情報や機密情報を削除し、重要な判断は原文を確認する
最初は、機密情報を含まない短い文章を使い、基本プロンプトを試してください。要約結果を見ながら「期限を残す」「表にする」「300文字以内にする」と条件を追加すると、自分の業務に合った形式へ調整できます。完成した要約はそのまま使用せず、原文と比較してから共有、提出、公開することが大切です。
